Privacyverklaring

Inleiding

PAK organisatieontwikkeling B.V. (hierna: PAK) helpt organisaties bij teamontwikkeling, leiderschapsontwikkeling en samenwerking. PAK verzorgt onder meer het jaarprogramma Feedbackcirkels, de certificering van interne teamcoaches, coaching van MT’s, directies en individuele leidinggevenden, leiderschapsprogramma’s en het medewerkerstevredenheidsonderzoek Luisteren met Impact. Bij de uitvoering van deze werkzaamheden en bij haar overige bedrijfsvoering verwerkt PAK persoonsgegevens. PAK hecht groot belang aan een zorgvuldige en veilige omgang met persoonsgegevens en verwerkt deze in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG).

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van:

het bezoek en gebruik van de website van PAK;
het aanvragen van informatie, het downloaden van publicaties en het contact met PAK;
het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met opdrachtgevers;
de inschrijving voor en deelname aan programma’s waarvoor u zich rechtstreeks bij PAK aanmeldt;
de samenwerking met zelfstandige gespreksleiders, trainers, coaches en overige dienstverleners;
sollicitaties en aanmeldingen voor het netwerk van PAK;
de behandeling van vragen, klachten en geschillen; en
alle overige situaties waarin persoonsgegevens aan PAK worden verstrekt.

In deze verklaring leest u welke persoonsgegevens PAK verwerkt, voor welke doeleinden, op welke juridische grondslag dit berust en welke rechten u heeft. PAK raadt u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

PAK organisatieontwikkeling B.V.
Adres: Emmastraat 128, 1814 DT Alkmaar
KvK-nummer: 70508348
E-mailadres: privacy@p-a-k.nl
Telefoon: +31 6 23 18 47 37

Op dit moment is het voor PAK niet verplicht een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Voor vragen over privacy kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

Wanneer is PAK verantwoordelijk voor uw gegevens, en wanneer niet?

Dit hoofdstuk is belangrijk om te lezen voordat u verder gaat, omdat het bepaalt of deze verklaring op uw situatie van toepassing is.

PAK als verwerkingsverantwoordelijke

Voor een deel van de verwerkingen bepaalt PAK zelf waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt. Dat geldt bijvoorbeeld voor haar eigen administratie, de contacten met opdrachtgevers en leveranciers, de website, sollicitaties en de samenwerking met zelfstandige dienstverleners. PAK is voor die verwerkingen verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

Deze privacyverklaring gaat uitsluitend over die verwerkingen.

PAK als verwerker

Wanneer PAK een opdracht uitvoert voor een organisatie, bijvoorbeeld een teamontwikkelingstraject, workshop, training, mediation, vertrouwensonderzoek, uitbeelden van praktijksituaties door acteurs, verstrekken van organisatieadvies, een coachingtraject of het medewerkerstevredenheidsonderzoek Luisteren met Impact, verwerkt PAK persoonsgegevens in opdracht van en volgens de instructies van die organisatie. Niet PAK maar de opdrachtgever bepaalt dan waarom en hoe die gegevens worden verwerkt. PAK is in dat geval verwerker, en de opdrachtgever is verwerkingsverantwoordelijke. PAK legt de afspraken daarover met iedere opdrachtgever vast in een verwerkersovereenkomst.

Bent u deelnemer aan een programma of onderzoek via uw werkgever?

Neemt u via uw werkgever deel aan een workshop, coachingssessie, training, teamsessie, een programma of een medewerkerstevredenheidsonderzoek dat door PAK wordt uitgevoerd, dan is uw werkgever verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. Uw werkgever informeert u daarover en bij uw werkgever kunt u terecht met vragen over die verwerking en met een privacygerelateerd verzoek als inzage, correctie of verwijdering.

Deze privacyverklaring geldt niet voor die verwerking van uw werkgever. PAK verwerkt uw gegevens in dat geval uitsluitend volgens de instructies van uw werkgever en stuurt eventuele vragen en verzoeken door naar uw werkgever.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt PAK?

Categorieën betrokkenen

PAK verwerkt persoonsgegevens van de volgende categorieën betrokkenen:

contactpersonen van huidige en voormalige opdrachtgevers;
deelnemers aan programma’s waarvoor zij zich rechtstreeks bij PAK hebben aangemeld;
geïnteresseerden die informatie of een publicatie bij PAK opvragen;
zelfstandige gespreksleiders, trainers, coaches, ingeschakelde acteurs en overige dienstverleners die voor PAK werkzaamheden verrichten;
contactpersonen van leveranciers;
sollicitanten en personen die zich aanmelden voor het netwerk van PAK;
bezoekers van de website van PAK; en
personen die een vraag, klacht of geschil bij PAK aanhangig maken.

Verkrijging persoonsgegevens

PAK verkrijgt deze gegevens doordat:

u deze zelf aan PAK verstrekt, bijvoorbeeld bij een aanvraag, aanmelding of in correspondentie;
deze automatisch worden gegenereerd bij het gebruik van de website;
PAK deze ontvangt van de organisatie waarvoor zij een opdracht uitvoert; en/of
PAK deze ontvangt uit openbare bronnen, zoals het handelsregister of een openbaar beroepsprofiel.

Gewone persoonsgegevens

Afhankelijk van de aard van de relatie verwerkt PAK de volgende (categorieën) gewone persoonsgegevens:

voor- en achternaam en aanhef;
functie en organisatienaam;
zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer en zakelijke adresgegevens;
gegevens die noodzakelijk zijn voor facturatie en betaling, waaronder factuuradres, bankrekeningnummer, btw-nummer en KvK-nummer;
de inhoud van uw correspondentie met PAK;
bij zelfstandige dienstverleners tevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, bankrekeningnummer, gegevens over opleiding, ervaring en beschikbaarheid, en gegevens uit de overeenkomst van opdracht;
bij sollicitanten en kandidaten voor het netwerk: curriculum vitae, motivatie, opleidings- en loopbaangegevens en overige informatie die u zelf meestuurt;
bij deelname aan een programma waarvoor u zich rechtstreeks aanmeldt: aanmeld- en deelnamegegevens en de gegevens die nodig zijn voor de praktische organisatie;
gegevens over uw bezoek aan de website, waaronder het IP-adres, het browsertype, het apparaattype en de bezochte pagina’s; en
beeldmateriaal, voor zover dat met uw toestemming is gemaakt.

Bijzondere persoonsgegevens

PAK verwerkt in beginsel geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens en heeft ook niet de intentie dat te doen. PAK verzoekt u dan ook dergelijke gegevens niet aan haar te verstrekken, tenzij PAK daar uitdrukkelijk om vraagt. Ontvangt PAK dergelijke gegevens toch, bijvoorbeeld van een opdrachtgever, dan legt zij deze niet vast en verwijdert zij deze.

3. Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerkt PAK uw persoonsgegevens?

PAK verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor de hieronder genoemde doelen en alleen op de daarbij vermelde grondslag uit artikel 6 AVG.

Doel	Grondslag (artikel 6 lid 1 AVG)
Offertes, opdrachten, planning, facturatie en debiteurenbeheer	uitvoering van de overeenkomst (sub b). Gaat het om de contactpersoon van een organisatie, dan: gerechtvaardigd belang (sub f), het kunnen uitvoeren van de overeenkomst met die organisatie
Relatiebeheer en het beantwoorden van vragen	gerechtvaardigd belang (sub f): het onderhouden van de zakelijke relatie
Aanmelding voor en deelname aan een programma, als u zich rechtstreeks bij PAK aanmeldt	uitvoering van de overeenkomst (sub b)
Het inschakelen van zelfstandige gespreksleiders, trainers, coaches, acteurs en overige leveranciers: opdrachten, planning en facturen	uitvoering van de overeenkomst (sub b)
Het toesturen van een publicatie waar u om heeft gevraagd	toestemming (sub a)
Bestaande opdrachtgevers en relaties per e-mail informeren over vergelijkbare diensten van PAK, met afmeldmogelijkheid	gerechtvaardigd belang (sub f): het informeren van bestaande relaties
Sollicitaties en aanmeldingen voor het netwerk van PAK	precontractuele maatregelen op uw verzoek (sub b). Langer bewaren voor een toekomstige samenwerking: toestemming (sub a)
Foto- en beeldmateriaal voor website en sociale media	toestemming (sub a)
Het beveiligen en onderhouden van de website	gerechtvaardigd belang (sub f): een veilige en goed werkende website. Voor niet-noodzakelijke cookies: toestemming (sub a), zie artikel 7
Het behandelen van vragen, klachten en geschillen	gerechtvaardigd belang (sub f): zorgvuldige behandeling en verbetering van de dienstverlening
Wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht	wettelijke verplichting (sub c)

Wanneer PAK persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.

4. Met wie deelt PAK uw persoonsgegevens?

PAK verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden. PAK verstrekt uw persoonsgegevens uitsluitend aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, op grond van een gerechtvaardigd belang, of indien u daarvoor voorafgaand toestemming heeft gegeven.

Voor zover derden uw persoonsgegevens in opdracht van PAK verwerken, sluit PAK met hen een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen van de AVG en waarmee de beveiliging van uw persoonsgegevens voldoende is gewaarborgd. De zelfstandige gespreksleiders, trainers en coaches die voor PAK werkzaamheden verrichten, treden bij de uitvoering van opdrachten op als subverwerker. Met hen sluit PAK een subverwerkersovereenkomst waarin ten minste dezelfde verplichtingen zijn opgenomen als die op PAK rusten, waaronder geheimhouding.

Daarnaast kan PAK persoonsgegevens delen met:

Adviseurs die zijn gebonden aan geheimhouding, zoals juristen en accountants, voor zover noodzakelijk voor de bedrijfsvoering of de rechtspositie van PAK; en
overheidsinstanties en toezichthouders, uitsluitend voor zover PAK daartoe wettelijk verplicht is.

5. Hoelang bewaart PAK uw persoonsgegevens?

PAK bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld of verwerkt, dan wel zo lang als wettelijke verplichtingen of aansprakelijkheidsrisico’s dit vereisen

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

PAK verwerkt uw persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Het is mogelijk dat een door PAK ingeschakelde dienstverlener persoonsgegevens (mede) buiten de EER verwerkt, bijvoorbeeld doordat gebruik wordt gemaakt van Amerikaanse leveranciers. In dat geval zorgt PAK ervoor dat de doorgifte plaatsvindt in overeenstemming met de AVG en dat passende waarborgen zijn getroffen, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) en/of toetsing aan het EU-US Data Privacy Framework. Indien u meer informatie wenst over de getroffen waarborgen of een kopie wilt ontvangen van de relevante contractuele bepalingen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in deze privacyverklaring.

7. Cookies

De website maakt gebruik van cookies en daarmee vergelijkbare technieken. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij een bezoek aan de website op uw apparaat wordt opgeslagen. Daarbij maakt PAK gebruik van de volgende soorten cookies:

Functionele cookies

Functionele cookies zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken en om uw voorkeuren, waaronder uw cookievoorkeuren, te onthouden. Voor het plaatsen van deze cookies is geen toestemming vereist.

Analytische cookies

Met analytische cookies meet PAK hoe de website wordt gebruikt, zodat PAK de website kan verbeteren. Daarbij plaatst PAK uitsluitend analytische cookies nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. U kunt de website ook zonder deze cookies gebruiken.

Marketing- en trackingcookies

Marketing- en trackingcookies houden uw surfgedrag bij, zodat PAK en/of derden u gerichte aanbiedingen en advertenties kunnen tonen. PAK plaatst deze cookies uitsluitend nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.

Uw cookievoorkeuren

Bij uw eerste bezoek aan de website krijgt u een cookiemelding waarin u uw voorkeuren kunt instellen. U kunt uw toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies te allen tijde wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op de website. Daarnaast kunt u via de instellingen van uw browser het plaatsen van cookies weigeren en reeds geplaatste cookies verwijderen. Het uitschakelen van bepaalde cookies kan invloed hebben op de werking van de website.

8. Beveiliging van uw persoonsgegevens

PAK neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang of wijziging. Zo zorgt PAK dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is, alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens en dat veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens: het recht op inzage (artikel 15 AVG), recht op rectificatie (artikel 16 AVG), recht op verwijdering (artikel 17 AVG), recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG), recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 AVG) en recht van bezwaar (artikel 21 AVG). Hiervoor kunt u een verzoek indienen bij PAK. Betreft uw verzoek een verwerking waarbij PAK optreedt als verwerker, zoals beschreven in artikel 2 van deze verklaring, dan stuurt PAK uw verzoek door naar de verantwoordelijke organisatie en stelt zij u daarvan op de hoogte.

10. Een verzoek indienen

U kunt een verzoek met betrekking tot uw rechten indienen via privacy@p-a-k.nl. PAK reageert zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen één (1) maand na ontvangst van uw verzoek. Deze termijn kan met twee maanden worden verlengd indien uw verzoek complex is of indien PAK meerdere verzoeken behandelt; PAK informeert u daar in dat geval binnen één (1) maand over.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, kan PAK u vragen zich te identificeren. PAK vraagt daar uitsluitend om indien dat gelet op uw verzoek noodzakelijk is. Indien PAK u verzoekt een kopie van een identiteitsbewijs mee te sturen, scherm dan ter bescherming van uw privacy uw pasfoto, de Machine Readable Zone (MRZ), het documentnummer en het burgerservicenummer (BSN) af.

11. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt, gaat PAK hierover graag met u in gesprek. Mocht u er met PAK niet uitkomen, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming in Nederland. De contactgegevens van de AP zijn:

Website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Telefoon: 088 – 1805 250

12. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

PAK maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming die voor u rechtsgevolgen heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

PAK kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld bij gewijzigde wet- en regelgeving of bij nieuwe verwerkingsactiviteiten. De meest recente versie is steeds beschikbaar op de website. Het is aan te raden deze verklaring regelmatig te raadplegen.