Timemanagement – Eisenhower

timemanagement Eisenhower

Wat is timemanagement?

Timemanagement is simpel gezegd het managen en plannen van tijd. Een van de meest gebruikte modellen voor timemanagement is het Eisenhowermodel. Het model is een eenvoudig en effectief hulpmiddel bij het plannen van je tijd. Het draait hierbij om het stellen van prioriteiten en het maken van beslissingen. Volgens het Eisenhowermodel zijn alle plannen, taken en activiteiten in vier kwadranten te verdelen.

Het Eisenhowermodel

Het Eisenhowermodel bevat dus vier kwadranten. In welke kwadrant de plannen, taken en activiteiten vallen is afhankelijk van de situatie. Per situatie kun je dus een nieuwe lijst krijgen.

Kernkwadrant 1 bestaat uit taken die belangrijk en dringend zijn. Het gaat om taken die zo snel mogelijk moeten worden uitgevoerd omdat er anders problemen ontstaan. Een voorbeeld is het oplossen van een conflict met een klant. Deze taken voor je vaak zelf uit.

Kernkwadrant 2 bestaat uit taken die belangrijk maar niet dringend zijn. Het gaat om taken die je plant om op een later tijdstip uit te voeren. Een voorbeeld is het werken aan je persoonlijke ontwikkeling.

Kernkwadrant 3 bestaat uit taken die dringend maar niet belangrijk zijn. Het gaat vaak om taken die je kunt delegeren aan andere mensen. Bijvoorbeeld een telefoontje dat gepleegd moet worden. Deze taak kun je ook delegeren aan een collega of secretaresse.

Kernkwadrant 4 bestaat uit taken die niet dringend en ook niet belangrijk zijn. Het zijn taken die beter niet uitgevoerd kunnen worden. Bijvoorbeeld het checken van je Facebook. Deze kwadrant wordt ook wel het vluchtkwadrant genoemd. Hierin is het belangrijk om te kunnen erkennen met taken bezig te zijn waar je totaal niet mee bezig zou moeten zijn en je tijd aan verspilt.

timemanagement-488x316-7551602

Effectiviteit van het Eisenhower Model

Het Eisenhowermodel geeft een raamwerk voor effectief timemanagement. Wanneer de plannen, taken en activiteiten zijn ingedeeld in de vier kwadranten is precies duidelijk wat je meteen moet gaan doen, wat je kunt plannen of delegeren en wat je beter niet zou kunnen doen. Dit is pas effectief als je je echt aan je planning houdt! Het komt op zelfdiscipline aan. Daarom is het verstandig om ook daar aan persoonlijk leiderschap te werken, wil je jouw effectiviteit vergroten.

Tip: Start je werkdag NOOIT met het openen van je mailbox. Daarmee prop je jouw bewustzijn (prefrontale cortex) vol met ruisgedachten. Start altijd met een leeg vel papier en schrijf alles op wat echt de moeite waard is. Welke activiteiten brengen jouw het snelst bij je werkelijke doel? Plot deze activiteiten in het Eisenhowermodel en open dan pas je mailbox om te zien wat er eventueel nog bij kan komen!

Stappen voor timemanagement

Voor timemanagement aan de hand van het Eisenhowermodel kunnen de volgende drie stappen altijd doorlopen worden:

  1. Maak een lijst van je plannen, taken en activiteiten.
  2. Deel ze in, in een van de vier kwadranten.
  3. Uitvoeren, plannen, delegeren of niet uitvoeren.

Het model voor timemanagement is voortgekomen uit de bekende uitspraak van Eisenhower: “Dringende zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zijn zelden dringend.