Timemanagement tips

Tips in het omgaan met belemmeringen

Er zijn vele redenen waarom mensen niet doen wat ze zouden willen doen binnen een gegeven tijd. Op deze pagina vind je timemanagement tips in twee categorieën: tips in het omgaan met externe belemmeringen en tips in het omgaan met interne belemmeringen. Externe belemmeringen zijn verstorende factoren die van buiten op je af komen, zoals binnenkomende mail, mensen aan je bureau of een telefoontje. Een interne belemmering is jouw interne weerstand om ergens iets van te zeggen, ergens aan te beginnen of iets af te maken.

De zijn ze: onze timemanagement tips:

Telefoon

• Stel vaste beluren met cliënten/ouders/leerlingen in. (Zorg dat je hen daarover goed informeert.)
• Laat iemand anders de telefoon beantwoorden tijdens uren waarin je niet gestoord wilt worden. Bel terug op een moment dat het jou beter schikt.
• Stel jouw voicemail in dat je nu niet maar ‘dan en dan’ wel beschikbaar bent. Geef een nummer op voor noodgevallen. (Zorg er voor dat intern altijd iemand weet waar en hoe je bereikbaar bent).
• Wanneer je gebeld wordt wanneer het niet uitkomt: vraag waar het over gaat en geef aan dat je z.s.m. terugbelt (geef aan wanneer).
• Bereid al je telefoontjes voor! Wat wil je met het gesprek bereiken? Wat ga je vragen?
• Structureer je openingszin; zorg dat je helder aangeeft waarom je belt.
• Handel zo veel mogelijk telefoongesprekken achter elkaar af.
• Vat samen wat je hebt afgesproken in je slotzin.

Bezoekers

• Voorkom storingen door onverwachte bezoekers:
  • Houd je deur dicht tijdens een storingsvrije periode.
  • Ga ergens anders zitten (spreekkamer, bibliotheek, thuis).
  • Bied een alternatief aan, later op de dag.

E-mail

• Zet de knop ‘ontvangen/verzenden’ van je e-mail uit bij hoge concentratiewerkzaamheden.
• Check je e-mail op enkele vaste tijden per dag.
• Selecteer binnenkomende e-mail op prioriteit en afhandelmoment (bijvoorbeeld m.b.v. het Eisenhowermodel van de workshop Timemanagement).
• Voorkom reminders, reageer binnen 2 dagen.
• Beantwoord e-mails met een gevoelige lading telefonisch of ‘face-to-face’.
• Stuur minder/ontvang minder.
• Geef het onderwerp in de balk duidelijk aan.
• Geef aan wat je van de lezer verwacht.
• Schrijf kort en zakelijk; werk met bijlagen.
• Stuur alleen cc’s als die echt nodig zijn.
• Schakel je afwezigheidsassistent in.
• Unscribe je mailadres op nieuwsbrieven.
• Bij ontvangst van grote aantallen e-mail:
  • Maak eerst een selectie op afzender en onderwerp.
  • Lees eerst alleen het begin en einde van de mail en selecteer op prioriteit en afhandelmoment m.b.v. Eisenhower model).
  • Hanteer het ‘Pareto principe’ (80% mail komt van 20% afzenders) en maak afspraken met afzenders die de meeste mails versturen.
  • Maak mappen aan in je mailbox en sla binnenkomende/uitgaande mail daarin op. Zorg dat de mappen dezelfde naam hebben als de (fysieke) dossiers waar je mee werkt.

Post

• Selecteer binnenkomende post op prioriteit en afhandelmoment (m.b.v. Eisenhower model).
• Kijk of interne post in de kantlijn kan worden beantwoord.
• Breng (een vaste) structuur aan in het beantwoorden van uitgaande brieven.

Lezen

• Volg een cursus snellezen (bij het verwerken van grote hoeveelheden dossiers en leessnelheid van minder dan 300 woorden per minuut).
• Lees wat noodzakelijk is: niet meer en niet minder.
• Selecteer aan de hand van de inhoudsopgaven en inleiding.

En nog meer timemanagement tips:

 Vergaderingen

• Analyseer jouw vergaderprobleem.
• Bereid je goed voor.
• Zorg dat je ruim van te voren de agenda hebt / verstuurt.
• Ga alleen naar vergaderingen die voor jou belangrijk zijn.
• Bezoek alleen die onderdelen van een vergadering die voor jou van belang zijn.
• Kom op tijd en eis van anderen dat zij ook op tijd komen.
• Zorg voor heldere doelen van de agendapunten (gesloten, half-open, open).
• Mededelingen (gesloten punten) per mail; niet herhalen op de vergadering.
• Bewaak per onderwerp de tijd en bewaak de eindtijd.

Archief

• Leg een systeem aan.
• Gebruik je prullenmand (ook op je pc).
• Schoon je dossiers en bestanden regelmatig.
• Archiveer dagelijks.

‘Nee’ zeggen

• Luister serieus en laat dat merken.
• Zeg: ‘Nee, (het spijt me).’
• Vertel eventueel de reden.
• Zoek samen met de ander naar een alternatief.
• Oefen in ‘nee’ zeggen door zinnen voor te bereiden.

Te veel werk?

• Heb je structureel te veel werk? Houd een week een tijdlogboek bij.
• Maak eerst zelf een analyse: welke zaken horen niet bij jouw taak, welke werkzaamheden kun je slimmer afhandelen?
• Nog steeds te veel werk? Laat je tijdlogboek aan jouw leidinggevende zien en geef aan welke belangrijke werkzaamheden onvoldoende aandacht krijgen. Maak samen een keuze hoe je daar mee omgaat.
• Te veel werk omdat je geen ‘nee’ kunt zeggen? Geef helder en duidelijk aan wat je wel en wat je niet kunt. Geef klip en klaar de consequenties aan als je jouw grenzen overschrijdt.

Uitstelgedrag

• Analyseer jouw uitsteltechnieken.
• Verdeel jouw klus in kleinere deelklusjes.
• Begin bij het leukste onderdeel.
• Praat er over met anderen, doe zo mogelijk dingen samen.
• Werk door tot de klus af is.

Bonus timemanagement tips:

Besluiteloosheid

• Neem liever een foute beslissing dan geen beslissing.
• Stel deadlines en hou je daaraan.
• Besluiteloosheid als gevolg van faalangst: sta jezelf toe fouten te maken en leer daarvan.

Gebrek aan communicatie

• Zenden:
  • Breng structuur aan in wat je zegt.
  • Bereid je voor op wat je gaat zeggen.
• Ontvangen:
  • Hanteer een actieve luisterhouding (oogcontact, knikken, hummen).
  • Laat de ander uitspreken.
  • Vraag door bij onduidelijkheden.
  • Vat samen wat gezegd is.

Moeite met delegeren

• Bezin jezelf op jouw eigen taken en bevoegdheden.
• Baken de taken en bevoegdheden van jouw medewerkers af.
• Neem een besluit in wat je wilt delegeren.
• Geef de medewerker de passende bevoegdheid (afhankelijk van situatie, capaciteiten, tijd en mogelijkheden).
• Instrueer en train de medewerker in dat wat gedelegeerd wordt.
• Bouw voortgangspunten in: besluit welke rapporten of informatie je wilt van de medewerker.

Tot zover de opsomming met timemanagement tips. En natuurlijk … Het is gemakkelijk gezegd en oh zo moeilijk gedaan.