Het doel van het motivatiegesprek

De leidinggevende voert een motivatiegesprek om er achter te komen wat er speelt en om de medewerker te helpen zijn/haar motivatie te verbeteren.

Herkennen van demotivatie

Voordat je overgaat tot het voeren van een motivatiegesprek zul je het gedrag van de medewerker helder moeten vaststellen. Dit doe je aan de hand van de feitelijke waarneming.
Je let op zaken als:

• Constante bijdrage aan het werk;
• Het houden aan gemaakte afspraken;
• Het energieniveau van de medewerker;
• De bereidheid er een schepje bovenop te doen;
• Verzuim;
• Positief praten over het werk, de afdeling en het bedrijf;
• Het humeur;
• Bereidheid anderen te helpen;
• Plezier in het werk;

Waarom raakt een medewerker gedemotiveerd?

Hiervoor zijn verschillende redenen aan te geven en allen hebben ze te maken met een bepaalde behoefte van de medewerker waaraan niet wordt voldaan. We gebruiken hiervoor de piramide van Maslow en onderscheiden 5 niveaus van behoeften:

1. Fysiologische behoeften.
a. Behoeften aan zuurstof, eten drinken, slapen, bescherming tegen de elementen, warmte, uitscheiding, seks, etc.
b. Fysiologische behoeften spelen een rol bij (fysiek) werk in de vorm van de werkomgeving, temperatuur, luchtverversing, ergonomische factoren.

2. Behoefte aan zekerheid.
a. Hiermee wordt bedoeld de behoefte aan bescherming tegen gevaren, het streven naar vastigheid en duidelijkheid.
b. In het werk hebben we het dan over behoeften aan zekerheid op werk, een vast contract, salaris, goede arbeidsvoorwaarden, een goed geregeld pensioen, een vaste werkplek, continuïteit van bedrijf, afdeling of functie, duidelijke regels en procedures, eenduidigheid, eerlijkheid, transparantie.

3. Behoefte aan sociaal contact.
a. Deze behoefte houdt het omgaan met mensen in, erbij horen, deel uitmaken van de groep, aanvaard worden als ‘een van ons’, vriendschap geven en ontvangen.
b. In het werk spreken we deze behoefte aan door het te hebben over teamgeest en passen bij de cultuur van de organisatie. Beroepen waar mensen veelal individueel werk doen maken het lastig om deze behoefte te bevredigen.

4. Behoefte aan erkenning.
a. Erkenning bestaat uit twee behoeften: zelfrespect en respect van anderen.
i. Zelfrespect is de behoefte aan zelfvertrouwen, competentie en onafhankelijkheid. Wanneer deze behoeften onbevredigd zijn kan dat leiden tot minderwaardigheidsgevoelens en hulpeloosheidgevoelens.
ii. Respect van anderen is de behoefte aan prestige, status en reputatie. Leidinggevende hebben deze behoefte vaak in sterkere mate.

5. Behoefte aan ontwikkeling,
a. Wij mensen hebben de behoefte onszelf te ontwikkelen, te leren en vooruit te komen. We willen onze talenten en mogelijkheden ontwikkelen en we hebben creativiteit nodig om te presteren en de door ons zelf gestelde doelen te bereiken.
b. Deze behoefte komt vooral naar boven als de andere behoefteniveaus bevredigd zijn. In het werk kan deze behoefte bevredigd worden door de organisatie door te voorzien in loopbaanontwikkeling, scholing, training en coaching.

Voorbereiding op het motivatiegesprek

Bij de voorbereiding denk je na waarover en hoe je de medewerker gaat aanspreken.
Zorg dat je de feitelijke waarneming voor jezelf specifiek en meetbaar hebt gemaakt. Loop dus niet in de valkuil dat jij de waarneming gaat interpreteren.
Goed: ‘Marianne ontloopt me de afgelopen twee weken.’ Of: ‘Jan is de afgelopen maand steeds op maandag ziek’.
Fout: ‘Marianne is arrogant want ze ziet me niet zitten.’ Of: ‘Jan is in het weekend niet ziek; hij zal op maandag wel geen zin hebben.’

Stel voor jezelf een aantal open vragen op die je kunt gebruiken in het motivatiegesprek. Realiseer je dat het doel van het motivatiegesprek in eerste instantie is erachter te komen wat de reden is dat de medewerker niet of minder gemotiveerd is. Onder welk behoefteniveau kun je de reden scharen? De oplossing dient zich vanzelf aan wanneer je hier achter bent.

Bepaal tijd, tijdsduur en plaats en informeer de medewerker hierover van te voren. Doe dit concreet en transparant zodat de medewerker weet waar het motivatiegesprek over gaat. Voorbeeld: “Marianne ik wil een gesprek met je voeren over je motivatie. Vanmiddag om 15.00 uur op mijn kamer”.

Het voeren van het motivatiegesprek

Begin een motivatiegesprek altijd in de stijl S3. In deze stijl stel je namelijk vooral open vragen nadat je de medewerker duidelijk en concreet hebt aangegeven wat de reden is van dit motivatiegesprek en wat jou is opgevallen. Dit heeft tot gevolg dat je zo veel mogelijk informatie krijgt van de medewerker over wat er speelt. Ook stimuleer je de medewerker met behulp van de open vragen na te denken over de eigen situatie en daarover te reflecteren. Iets wat de medewerker misschien nog niet eerder heeft gedaan.

Zorg er dus voor óók actief te luisteren: open vragen stellen, doorvragen, samenvatten, oogcontact maken en letten op je eigen houding. Het is belangrijk om niet zelf het verhaal van de medewerker in te kleuren en aan te sturen op een oplossing die jij daarop bepaalt. Wel wil jij er achter komen met welke behoefte van de medewerker het motivatieprobleem te maken heeft.
Stel dusdanig je vragen dat de medewerker zelf met een oplossing voor het motivatieprobleem kan komen. Je mag de medewerker wel helpen door ter ondersteuning begrip te tonen voor haar/zijn situatie. Of door aan te geven dat waar de medewerker doorheen gaat hoort bij het leerproces. Wanneer jij jezelf daarbij kwetsbaar opstelt en voorbeelden van je eigen ontwikkeling geeft, dan help je de medewerker met het ontwikkelen van het zelfvertrouwen en dat leidt er vaak toe dat de medewerker zelf met een oplossing komt.

Herstellen van motivatie in 5 stappen

Stap 1
Voorbereiding. Stel het gedrag van de medewerker scherp: wat doet en zegt de medewerker precies?

Stap 2
Bepaal het behoefteniveau van de medewerker aan de hand van open vragen: wat motiveert deze medewerker?

Stap 3
Voer een ondersteunend gesprek. Helpt dit niet? Ga verder met stap 4.

Stap 4
Voer een coachend gesprek. Helpt dit niet? Ga verder met stap 5.

Stap 5
Beïnvloed het gedrag van de medewerker door sturend aan te geven wat er van hem/haar verwacht wordt en wat de consequenties zijn van het niet nakomen daarvan. Voer de consequenties consequent en transparant uit zonder onderscheid tussen individuen te maken.