Ongevraagde feedback levert niks op

Feedforward afstemmen wel

Feedforward afstemmen wordt wat mij betreft nog te weinig belicht in organisaties. Bij PAK krijgen we vaak de vraag: ‘Kunnen jullie een feedbacktraining verzorgen zodat onze mensen elkaar of hun stakeholders feedback gaan geven?”

Als ik dan doorvraag wat mensen weerhoudt om het te doen en om wat voor feedback het gaat, dan blijkt het soms eigenlijk niet om feedback te gaan. Wel om je eigen behoefte uit te kunnen spreken en met de ander af te stemmen hoe je beter kunt samenwerken. Wij noemen dat feedforward afstemmen.

Een voorbeeld uit de praktijk:

Teamleden van het team sociaalwerk werken met verschillende partijen samen. Intern met de collega-teamleden en extern met ambtenaren, scholen en, buurtbewoners. Soms loopt die samenwerking niet lekker. Intern in het team bijvoorbeeld omdat de afgesproken werkwijze niet door iedereen wordt uitgevoerd. Extern omdat boze buurtbewoners hun ongenoegen uiten of omdat de ambtenaar van de gemeente die de subsidie verstrekt plotseling extra eisen aan de uitvoering stelt. Om in beide gevallen de samenwerking te verbeteren stellen de teamleden voor om een training feedback geven te volgen. Hun gedachtegang is: “Door op de juiste wijze feedback te geven hopen we het gedrag van de ander te veranderen”.

De juiste wijze van feedback geven bestaat echter niet. Simpelweg omdat je met ongevraagde feedback in een lastig parket terecht komt. Het stuit in de regel op schrik, weerstand en verwarring.

De geschetste situaties lenen zich er ook niet voor om out of the blue feedback te geven. Daar zijn verschillende redenen voor:

• De ander niet open voor jouw feedback;
• Er is een  afhankelijkheidsrelatie waardoor het onveilig is om feedback te geven;
• De ander is niet op de hoogte van de gemaakte afspraken waar jij feedback op geeft;
• Het is niet expliciet gemaakt welk gezamenlijk doel je nastreeft.

Deze situaties leiden ertoe dat teamleden feedback vermijden of dat de gegeven feedback niet leidt tot de gewenste verandering. Het is een wijdverbreide misvatting dat door ongevraagd feedback te geven het gedrag van de ander veranderd kan worden.

Feedforward en het goede gesprek

Wat dus wel werkt is feedforward afstemmen. Dat is het gesprek aangaan met de ander waarin je jouw behoefte uitspreekt om te kunnen samenwerken aan een gemeenschappelijk doel. Je vraagt dan ook door naar de behoefte van de ander. Door goed te luisteren ontstaan ideeën over de volgende stap in de samenwerking. Daarover maak je dan samen afspraken.

Door: Frits Cohen. PAK organisatieontwikkeling.